BDES : définition et modèle Excel à télécharger

BDES : définition et modèle Excel à télécharger

La mise en place d’une Base de Données Économiques et Sociales (BDES) est obligatoire dans toutes les entreprises de 50 salariés et plus. Voici ce qu’il faut savoir sur ce document obligatoire, anciennement appelé Base de Données Uniques (BDU).

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Définition de la BDES

Qu’est-ce que la BDES ?

La BDES est un document conçu par l’employeur afin de présenter la situation économique et sociale de l’entreprise. Ce document est obligatoire dans les entreprises de plus de 300 salariés depuis 2014. En 2015, cette obligation a été élargie aux entreprises dont l’effectif est compris entre 50 et 299 salariés. Pour vous faire gagner du temps, nous avons créé un modèle de BDES au format Excel pour cette catégorie d’entreprises.

modèle bdes

A quoi sert la BDES ?

La BDES sert à favoriser la transparence entre l’employeur et les instances représentatives du personnel (CSE, CE, délégués du personnel, CHSCT). Les acteurs cités ont en effet accès à toutes les informations contenues dans ce document, avec obligation de discrétion. La BDES sert donc de support pour les 3 consultations annuelles obligatoires :

  • les orientations stratégiques et leurs conséquences
  • la situation économique et financière de l’entreprise
  • la politique sociale et les conditions de travail de l’emploi

Qui la met en place dans l’entreprise ?

La mise en place et l’actualisation de la BDES est à la charge de l’employeur. En général, cette mission est confiée par les dirigeants aux services RH, qui travaillent main dans la main avec les services financiers de l’entreprise.

Que contient-elle ?

La BDES contient pour l’année en cours, les 2 années précédentes et les 3 années à venir :

1. les informations relatives aux investissements
2. les informations relatives à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise
3. les informations relatives aux fonds propres
4. les informations relatives à la rémunération
5. les informations relatives aux activités sociales et culturelles
6. les informations relatives à la rémunération des actionnaires
7. les informations relatives à la rémunération des actionnaires
8. les informations relatives à la sous-traitance (partenariats)
9. les informations relatives aux transferts commerciaux

Les deux dernières rubriques peuvent être écartées par la conclusion d’un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord avec les élus titulaires du comité social et économique.

Les mentions obligatoires varient selon la taille de l’entreprise. Elles sont en effet plus nombreuses pour les entreprises de plus de 300 salariés, qui ont tout intérêt à utiliser un logiciel pour mettre leur BDES en place.

Comment fonctionne l’accès à la BDES ?

La BDES doit être accessible en permanence aux représentants du personnel, mais également à l’inspecteur du travail et au médecin du travail. 

Tous ces acteurs ont une obligation de discrétion à l’égard des informations considérées comme confidentielles dans la BDES. L’employeur est tenu de préciser dans la BDES quelles données sont confidentielles et pour combien de temps. Une donnée confidentielle répond aux 3 critères suivants :

  • être par nature confidentielle (au sens de la jurisprudence)
  • être inconnue du grand public et des salariés
  • être présentée comme tel par l’employeur

Concernant le format, le code du travail numérique impose un support informatique dans les entreprises de 300 salariés et plus (exemple : document Excel ou logiciel de BDES), et un support informatique ou papier dans les entreprises de moins de 300 salariés.

💡 Astuce : Utilisez Google Sheets qui vous permettra de donner des accès en tant qu’éditeur ou en tant que lecteur.

Modèle BDES Excel gratuit (moins de 300 salariés)

Pour vous faire gagner un temps précieux, nous mettons à votre disposition ce modèle de BDES au format Excel, destiné uniquement aux entreprises dont l’effectif est compris entre 50 et 299 salariés.

Les+ de ce modèle :

  • Chaque rubrique obligatoire est détaillée dans un onglet pour une meilleure lisibilité
  • L’onglet sommaire vous permet de déterminer la confidentialité de chaque donnée
  • Pour chaque tableau à remplir, nous vous indiquons dans quel document trouver les informations (exemple : liasse fiscale, documents comptables…)
  • Le modèle est disponible aux formats Excel et Google Sheets

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Joseph

Rédacteur web @ La Boîte à Outils des RH | Linkedin

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